ダイヤモンドマンダラマトリクス（DMM）で業務を整理する

業務を整理する便利な方法として、ダイヤモンド・マンダラ・マトリクス（DMM）と言う手法があります。

３×３のマトリクスを作成し、業務を整理していく方法です。

あの、二刀流で有名な大谷翔平選手は、花巻東時代に恩師の指導で作成した目標シートも３×３のマトリクス表であるマンダラートまたはマンダラチャートと呼ばれる方法で目標を立て、その目標の達成に努力したそうです。

参考：Sponichi Annex「大谷　花巻東流“夢実現シート”　高１冬は「ドラ１　８球団」

マンダラートは元々発想法として考案された手法らしいですが、達成目標にブレークダウンし整理することで、何をしなければならないのかを可視化し、目標の達成の道筋を作る目標管理手法に利用されています。目標管理だけではなく、今回ここで紹介する業務機能の整理を行う手法などでも使われています。

業務機能を整理する手法では、マンダラートをダイヤモンド・マンダラ・マトリクス（以下DMM）として呼ばれています。基本的な作り方は同じで、３×３で構成される９つのマスの中心に主業務を置きます。あるいは経理部門など組織名を記載します。

レストランの店舗経営を例としてDMMを展開してみました。（図1、図2）

中心に「レストラン」を置きその周りにレストランを運営するための主要業務を置きます。最初に作成した９つのマスをレベル０としておきます。レベル０の周辺に置いた８つの主要業務を中心としたマスをさらに８つ作り、それぞれの主業務ごとに、レベル１としてブレイクダウンした業務を展開していきます。同様にレベル2、３とブレイクダウンし最後は作業レベルまで落とすようにしていきます。

業務を展開するときに、どうしても８つ出てこない場合は５つでも６つでも構いません。逆に９つ以上になる場合は、どれか2つの業務をまとめて一つの業務名を付け、次のレベルでまとめた業務を展開します。

第二階層も同様に展開していくと図２のようになります。

DMMで業務機能を整理するメリットには以下のようなものがあります。

①視覚的に全体像をとらえ、グループ作業に適している

②８つという枠があるので、業務に漏れがないのかを参画メンバーが真剣に探そうとする

③２階層毎に例えばパワーポイントで整理しながら考えるため、業務の追加・削除がしやすく、ドキュメント化に適している

などがあると思います。

見やすいドキュメントを作成するということも、後々の事を考えるととても大切なことだと思います。

業務機能を整理する際に、図３のようなツリー構造で作成することもよくありますが、こちらの方法だと、業務が一つ追加、削除するたびに、結構手間がかかります。

見比べていかがでしょう？

パワーポイントの１ページだけでは業務の全体像が見えませんね。それに、業務を追加すると、全体をずらしたりしないとダメですね。